Rapprocher les règlements de la caisse, le guide du psychologue

Le virement arrive, mais il ne nomme aucune séance

La caisse primaire règle en tiers payant intégral, au tarif conventionnel de 50 euros, mais jamais séance par séance. Elle regroupe sur un ordre de virement unique plusieurs actes facturés à des dates différentes, souvent pour plusieurs patients, parfois avec le solde d’un mois précédent. Le libellé qui arrive sur votre relevé tient en une dizaine de caractères et une référence interne. Ni nom, ni date de séance, ni nombre d’actes. Vous recevez un montant, vous ne recevez pas son explication.

Devant cela, la plupart des praticiens font la même chose: ils regardent le total du mois, le trouvent à peu près cohérent avec le nombre de séances reçues, et passent à autre chose. Ce raisonnement tient tant que rien ne manque. Il ne détecte jamais une séance rejetée, parce qu’une absence de règlement ressemble exactement à un règlement en retard. C’est dans cet écart, entre le total plausible et le détail exact, que se logent les séances qui ne reviendront jamais.

Ce que le libellé bancaire ne vous dira jamais

• Quels patients sont couverts par le montant reçu.
• À quelles dates de séance ces actes correspondent.
• Si le virement solde un lot entier ou seulement une partie.
• Si une séance manquante est en retard ou définitivement rejetée.

Les trois pièces à réunir avant de rapprocher quoi que ce soit

Le rapprochement n’a besoin que de trois choses, et aucune n’est un logiciel. La première est la liste de vos séances facturées, avec la date, le patient de facturation et la voie utilisée, feuille de soins papier ou télétransmission. La deuxième est votre relevé bancaire exporté au format CSV ou OFX depuis votre espace en ligne habituel. La troisième, pour ceux qui télétransmettent, est le fichier de retours Noémie, qui vient confirmer ou infirmer chaque ligne envoyée.

Le format compte plus qu’on ne le croit. Un relevé récupéré en PDF oblige à ressaisir chaque ligne, donc à le faire une fois puis plus jamais. Un export CSV ou OFX se dépose d’un bloc et se relit sans erreur de recopie. Notez aussi que seules les lignes émanant d’une caisse primaire servent au rapprochement: les honoraires réglés directement par un patient hors dispositif, les virements personnels et les prélèvements n’ont rien à y faire, et n’ont pas à être conservés.

Les trois pièces, dans l’ordre où on les prend

• La liste des séances facturées du mois, avec date et voie de facturation.
• Le relevé bancaire du mois au format CSV ou OFX.
• Le fichier de retours Noémie, uniquement si vous télétransmettez.
• La date d’envoi de chaque lot papier, qui fait courir votre délai de relance.

Reconstituer un virement groupé, séance par séance

Le principe est arithmétique. D’un côté un montant reçu, de l’autre une réserve de séances facturées non réglées. Il s’agit de trouver la combinaison de séances dont la somme donne exactement le montant du virement. Avec un tarif unique de 50 euros, un virement de 350 euros vaut sept séances, et tout le travail consiste à désigner lesquelles. Deux filtres réduisent presque toujours l’ambiguïté: la caisse émettrice et la fenêtre de délai habituelle entre la facturation et le règlement.

Quand plusieurs combinaisons restent possibles, il faut trancher, et la bonne règle est de prendre la plus ancienne. Une séance facturée il y a huit semaines a plus de chances d’avoir été réglée qu’une séance facturée la semaine dernière. Chaque arbitrage que vous posez sert au suivant, parce qu’il retire des séances de la réserve. Un rapprochement conduit dans l’ordre chronologique laisse un résidu net; un rapprochement fait au hasard laisse un brouillard qui grossit de mois en mois.

Feuille de soins papier ou télétransmission, ce que chaque voie change

La feuille de soins papier reste la voie majoritaire chez les psychologues conventionnés, et c’est elle qui produit le plus d’impayés silencieux. Un dossier posté peut se perdre, arriver incomplet ou être écarté sans qu’aucun retour ne vous parvienne. Le seul signal disponible est alors une absence: le virement n’arrive pas. Cette absence ne se remarque que si quelqu’un compare séance par séance, ce que personne ne fait spontanément huit semaines après la consultation.

La télétransmission en SESAM Vitale change la nature du retour, pas la nécessité du rapprochement. Le fichier de retours Noémie vous donne un motif de rejet, souvent codé, parfois obscur, mais il vous le donne. Vous savez donc pourquoi une séance n’a pas été payée, et il vous reste du temps pour corriger et refacturer. Ce qu’il ne fait pas, c’est relier les montants reçus sur votre compte à vos séances: ce travail reste entier dans les deux cas.

Ce qui change selon la voie de facturation

• En papier, un rejet se manifeste seulement par un virement qui n’arrive pas.
• En télétransmission, le motif de rejet existe, mais il est écrit en langage technique.
• Dans les deux cas, le virement reçu reste groupé et anonyme.
• Un cabinet mixte doit suivre les deux voies dans la même liste, sinon il en oublie une.

Les rejets ne font aucun bruit

Un rejet de facturation ne déclenche ni appel ni courrier. La caisse ne paie pas, et c’est tout. Les motifs qui reviennent sont d’une banalité désarmante: une date de naissance mal reportée, un numéro de sécurité sociale incomplet, une séance facturée au delà du plafond annuel du patient, une identité de facturation qui ne correspond pas à celle de l’assuré. Aucun de ces motifs ne relève de votre compétence clinique, et chacun coûte 50 euros.

L’enjeu est le délai. Un rejet repéré au rapprochement mensuel suivant laisse tout le temps de corriger, d’établir un duplicata et de refacturer. Le même rejet découvert au moment de la déclaration, huit ou dix mois plus tard, se négocie mal et parfois plus du tout. Sur une activité conventionnée à temps plein, huit à quinze séances par an partent ainsi, soit 400 à 750 euros qui ne reviendront pas si personne ne relance dans les délais.

Le compteur des douze séances, votre seconde comptabilité

Douze séances par patient et par année civile, remises à zéro au 1er janvier. Ce compteur conditionne le remboursement et il n’est tenu par personne d’autre que vous. Le cas qui piège tout le monde est le suivi à cheval sur deux années: un patient commencé en octobre revient en janvier, et la question de savoir où il en est se repose à chaque séance. Sur un carnet ou dans un agenda papier, la réponse arrive systématiquement trop tard.

La conséquence d’une erreur n’est pas seulement financière. La treizième séance n’est pas prise en charge, et il faut l’expliquer à quelqu’un qui va déjà mal, souvent au moment où la relation compte le plus. Une organisation saine consiste donc à connaître le solde avant de fixer le rendez vous, pas après la consultation. Le compteur doit vivre au moment de la prise de rendez vous, sinon il ne sert qu’à constater les dégâts une fois la séance faite.

Trois moments où le solde doit être sous vos yeux

• Au moment de fixer le rendez vous suivant, jamais après.
• À la dixième séance, quand il reste encore de la marge pour prévenir le patient.
• Au 1er janvier, pour les suivis qui repartent de zéro sans que le patient le sache.

Relancer sans y passer ses soirées

Une relance efficace tient en deux pièces: un duplicata de feuille de soins et un courrier daté à la caisse, qui rappelle la date de la séance, l’identité de facturation et le montant attendu. Le reste est du bruit. Ce qui épuise n’est pas la rédaction de ces deux pièces, c’est de devoir d’abord retrouver quelles séances relancer, patient par patient, dans un carnet et un relevé qui ne se parlent pas. Cette recherche est précisément ce que le rapprochement a déjà fait.

Fixez un délai unique et tenez vous y. Trente, quarante cinq ou soixante jours après la facturation, une séance non couverte par un virement bascule en relance, sans discussion et sans arbitrage au cas par cas. Un délai fixe transforme une décision permanente en une routine de quelques minutes. Il évite aussi le biais le plus courant, qui consiste à ne relancer que les gros montants, alors que le manque à gagner est fait de séances isolées à 50 euros.

En cabinet partagé, le désordre se multiplie par le nombre de praticiens

À deux ou trois psychologues dans les mêmes murs, les virements arrivent mêlés, et la répartition se fait souvent au jugé, en fin de trimestre, avec un peu de gêne. Chacun a facturé ses propres séances, mais aucun ne peut démontrer quelle part d’un virement lui revient, parce que cette preuve suppose justement le rapprochement séance par séance que personne n’a fait. Le sujet devient relationnel avant de devenir comptable, et il s’installe pour longtemps.

La règle qui tient dans la durée est simple. Chaque praticien garde ses patients et ses séances dans son propre espace fermé, la répartition d’un virement groupé porte sur les montants seuls, et la vue commune se limite à ce qui reste en attente. Un secrétariat peut saisir des séances sans jamais voir les règlements. Un coordinateur suit les sommes dues par caisse sans jamais voir l’identité d’un patient. Le partage porte sur l’argent, jamais sur les personnes.

La routine mensuelle qui rend le sujet gouvernable

Trente minutes par mois suffisent, à condition qu’elles tombent toujours au même moment. Exportez le relevé du mois écoulé, déposez le, laissez le rapprochement se faire, puis lisez trois choses seulement: ce qui a été réglé, ce qui reste en attente dans le délai normal, et ce qui a dépassé votre délai de relance. Les deux premières colonnes ne demandent aucune action. Seule la troisième produit du travail, et ce travail est déjà préparé.

Le reste de l’année s’organise autour de deux échéances. Au 1er janvier, tous les compteurs repartent de zéro, et il faut avoir soldé les impayés de l’année écoulée avant qu’ils ne se mélangent aux nouveaux. Au printemps, le récapitulatif des recettes encaissées sert à la déclaration en bénéfices non commerciaux, et il ne vaut que si le rapprochement a été tenu tout au long de l’année. Un mois sauté se rattrape; six mois sautés se reconstituent très difficilement.

Ce qu’un suivi des règlements ne doit jamais contenir

Un outil de suivi des règlements n’a aucun besoin du contenu des séances. Il lui faut une identité de facturation, un numéro de sécurité sociale nécessaire à l’établissement de la feuille de soins, des dates et des montants. Il n’a pas à connaître le motif de consultation, ni un compte rendu, ni une pièce jointe. L’absence de champ de texte libre n’est pas une limitation, c’est la garantie qu’aucune note clinique ne pourra s’y glisser un soir de fatigue.

Le même principe vaut pour la banque. Le rapprochement se fait à partir d’un fichier que vous exportez vous même, jamais à partir d’une connexion permanente à votre compte. Aucun identifiant bancaire n’a à être confié, et les lignes qui ne proviennent pas d’une caisse primaire n’ont pas à être analysées ni conservées. Ce sont deux frontières nettes, faciles à vérifier, et elles valent mieux qu’une promesse de confidentialité écrite en petits caractères.