Clôturer l’année civile avant la remise à zéro de vos compteurs

Décembre est le moment où l’administratif et le soin se rencontrent franchement. Le 1er janvier remettra à zéro le compteur de séances par année civile de chaque patient, alors que vos virements de l’Assurance Maladie, eux, continueront d’arriver en grappes, avec des libellés parfois illisibles.

Cette checklist propose un chemin simple pour tout vérifier sans y passer vos soirées : d’abord les compteurs, ensuite les impayés, enfin les pièces à archiver pour la déclaration. Vous la suivez, vous refermez l’année avec des dossiers propres et des compteurs nets.

Pourquoi décembre est la seule bonne fenêtre

Les compteurs de séances se comptent par année civile

Dans le Dispositif Mon soutien psy de l’Assurance Maladie, les séances remboursées sont plafonnées par patient et par année civile. Concrètement, une séance réalisée le 28 décembre n’entre pas dans le même compteur qu’une séance réalisée le 3 janvier, même si le suivi est continu et que le motif de prise en charge ne change pas. Cette mécanique impose de regarder tous vos patients actifs avant les deux ou trois dernières semaines.

D’un point de vue pratique, décembre est la seule fenêtre où vous voyez encore clairement ce qui a été fait, ce qui reste possible sans dépasser le plafond annuel, et ce qu’il vaut mieux planifier en début d’année suivante. Vous évitez ainsi d’accumuler des “dossiers à vérifier” qui vous rattrapent au printemps, quand la mémoire du rendez-vous exact s’estompe.

Une séance oubliée en décembre devient une créance orpheline en février

Beaucoup de psychologues conventionnés facturent encore en feuille de soins papier. Le virement groupé de la caisse primaire d’assurance maladie peut regrouper plusieurs patients, avec un libellé peu parlant. Si une séance de décembre n’a pas été facturée ou a été rejetée, vous ne verrez pas d’alerte au crédit de votre compte. En février, il est plus difficile de reconstituer le puzzle.

Travailler en décembre vous donne une concordance immédiate entre ce que vous avez en tête, votre pile de feuilles de soins, vos retours Noémie si vous télétransmettez, et le relevé bancaire. Cette proximité temporelle diminue les erreurs de rapprochement et évite les créances orphelines qui dorment des mois.

Vérifier vos compteurs, patient par patient

Les patients proches du plafond de l’année

Commencez par la liste de vos suivis actifs. Pour chaque patient, vérifiez le compteur de séances par année civile et repérez ceux qui approchent du plafond. Si le patient a deux rendez-vous la dernière semaine de décembre, demandez-vous s’il est pertinent d’en maintenir deux ou d’en glisser un début janvier pour sécuriser la prise en charge sans dépasser.

Expliquez simplement l’enjeu au patient : la mécanique du dispositif est annuelle, et votre objectif est d’éviter un rejet de facturation. En pratique, deux clics dans votre agenda suffisent à réordonner, mais la décision dépend du compteur, pas de l’habitude.

Les séances programmées à cheval sur deux années

Les suivis qui enchaînent une séance fin décembre et une autre dès la première semaine de janvier posent une question de priorité : laquelle compte-t-on dans l’année N, laquelle dans l’année N+1. Vérifiez les deux dates pour éviter l’effet de ciseau qui ferait “manger” un droit annuel sans nécessité.

Un simple ajustement, par exemple décaler de trois jours une séance prévue le 29 décembre, peut éviter le dépassement. Gardez la logique de continuité clinique, mais fiez-vous au compteur de séances, qui reste le seul arbitre du remboursement.

Les patients arrivés en cours d’année chez un confrère

Certains patients ont déjà consommé des séances remboursées avant d’arriver chez vous. Demandez-leur une attestation de l’ancien suivi limitée aux informations administratives, ou consultez vos retours Noémie si la facturation antérieure a été télétransmise via SESAM Vitale. Évitez de vous fonder sur une estimation approximative.

Pour replacer ces vérifications dans l’année, relisez l’année du psychologue conventionné, mois par mois, qui met en face les jalons administratifs et vos temps de suivi. En décembre, l’objectif est d’éviter les surprises de plafond et de sécuriser l’accès au remboursement en janvier.

Solder les séances facturées et non réglées

Lister tout ce qui dépasse le délai que vous vous êtes fixé

Fixez-vous un délai raisonnable au-delà duquel une séance facturée doit être regardée de près. Exportez votre relevé bancaire au format CSV ou OFX, puis cochez, ligne par ligne, les virements de la caisse primaire d’assurance maladie. En cas de virement groupé, reconstituez l’appariement montant par montant pour chaque patient.

Si le libellé est illisible, isolez le total crédité à la date, confrontez-le aux feuilles de soins envoyées dans la même période, et validez l’égalité. Pour la méthode pas à pas, suivez notre guide pour reconstituer un virement groupé de la caisse, qui détaille la vérification séance par séance.

Distinguer le retard, le rejet et l’oubli de facturation

Chaque impayé appartient à l’une de ces trois catégories. Le tri conditionne l’action : attendre, corriger, ou émettre un duplicata de feuille de soins. Le tableau ci-dessous vous aide à qualifier rapidement la situation.

Pour aller vite sur les rejets, relisez la fiche six rejets de facturation les plus fréquents : vous y trouverez, en français courant, les causes ordinaires et leur coût si on les laisse traîner. Une fois le tri fait, vous saurez quoi relancer et quoi laisser venir.

Mettre l’année au propre pour la déclaration

Recettes encaissées, et non séances réalisées

Pour la déclaration en bénéfices non commerciaux, ce sont les recettes encaissées dans l’année civile qui entrent dans l’exercice, pas les séances réalisées mais non réglées. Un virement de la caisse reçu le 3 janvier pour des séances de décembre appartient à l’année suivante. Cette règle simple évite la double comptabilisation.

Votre point d’appui est le relevé bancaire, auquel vous rattachez les séances correspondantes. Si vous utilisez la télétransmission SESAM Vitale, conservez les retours Noémie, utiles en cas de contrôle pour documenter un rejet corrigé tardivement. En feuille de soins papier, archivez les souches et leurs duplicatas émis en relance.

Le récapitulatif annuel à conserver avec vos pièces

Préparez maintenant un récapitulatif annuel listant, patient par patient, le nombre de séances réalisées, celles remboursées, et la somme effectivement encaissée dans l’année. Joignez-y votre Livre journal des recettes et des dépenses prévu à l’article 99 du code général des impôts. C’est la colonne vertébrale de vos BNC.

Pour les rappels pratiques et les modèles à jour, consultez le site de l’administration fiscale : le site impots.gouv.fr. Côté dispositif, pour les éléments de contexte sur la prise en charge, basez-vous sur les ressources de l’Assurance Maladie : le site ameli.fr. Vous aurez tout sous la main au moment de déclarer, sans refaire des recherches en urgence.

Les patients et les attestations

L’attestation de séances remise au patient qui la demande

En fin d’année, certains patients demandent une attestation, par exemple pour un dossier administratif, une complémentaire ou un employeur qui exige une justification d’absence. Cette attestation est strictement administrative : elle ne sert pas de compte rendu clinique, mais atteste des séances tenues et des conditions de prise en charge.

Indiquez les dates, la durée usuelle si nécessaire, le tarif conventionnel, la mention de tiers payant intégral, votre identité et vos identifiants professionnels. Restez sobre et factuel, la caisse n’exige pas davantage et l’attestation ne doit pas créer de confusion avec une feuille de soins.

Ce que vous n’avez pas à écrire dessus

Écartez tout élément clinique : pas de motif de consultation, pas de diagnostic, pas de notes sur l’évolution. N’indiquez pas non plus le contenu des séances ni des éléments personnels transmis par le patient. L’attestation n’est pas un dossier, c’est un justificatif.

Évitez enfin d’y faire figurer des données qui varient d’une séance à l’autre si elles n’apportent rien administrativement. Le strict nécessaire protège la confidentialité, respecte votre cadre professionnel, et accélère la lecture par le destinataire.

La liste à cocher, en une page

Douze points dans l’ordre, du plus urgent au plus tranquille

1. Établir la liste des patients actifs à la date du jour.
2. Vérifier le compteur de séances par année civile pour chacun.
3. Identifier les suivis proches du plafond annuel.
4. Décaler en janvier les séances à risque de dépassement.
5. Recenser les patients suivis chez un confrère dans l’année.
6. Exporter le relevé bancaire du mois en CSV ou OFX.
7. Rapprocher chaque virement groupé avec les séances couvertes.
8. Lister les items au-delà de votre délai de paiement habituel.
9. Trier impayés : retard, rejet, ou oubli de facturation.
10. Lancer les actions : correction, duplicata, ou relance à la caisse.
11. Constituer le récapitulatif annuel recettes encaissées.
12. Imprimer et classer livre journal, retours Noémie et attestations.

Si vous débutez dans l’appariement des virements, notre pas à pas sur les regroupements vous fera gagner du temps. Et si vous hésitez entre feuille de soins papier et télétransmission, ce comparatif vous aidera à choisir le chemin le plus lisible pour vous et votre caisse.

Pour la partie technique du rapprochement, suivez aussi notre guide pratique dédié : reconstituer un virement groupé de la caisse. Pour mémoire, les causes courantes d’absence de règlement sont listées ici : six rejets de facturation les plus fréquents.

En conclusion : refermer l’année, ouvrir la suivante sereinement

Décembre est votre fenêtre pour sécuriser les remboursements, poser des compteurs justes et archiver des pièces propres. En vérifiant d’abord les plafonds, puis les virements, puis les documents, vous évitez les trous de mémoire et les rattrapages au mauvais moment. Votre Livre journal et vos récapitulatifs seront prêts sans stress.

Si vous souhaitez automatiser le rapprochement des virements groupés, suivre le compteur de chaque patient et générer vos relances sans y passer vos soirées, regardez le suivi des séances dans Borderea. Vous gardez votre façon de travailler, avec la certitude de savoir ce qui a été payé, ce qui manque, et ce qui repart à zéro au 1er janvier.