Comparatif
Borderea ou le cabinet comptable, qui suit vos règlements
Beaucoup de psychologues conventionnés pensent que leur cabinet comptable verra passer les séances impayées. C’est une erreur de périmètre, pas une faute du comptable. Il travaille sur ce qui est entré sur le compte, à partir de vos relevés, une fois par an ou par trimestre. Ce qui n’est jamais arrivé n’apparaît nulle part dans ses documents, et une séance jamais réglée ne laisse aucune trace comptable.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Borderea | le cabinet comptable qui tient vos bénéfices non commerciaux |
|---|---|---|
| Objet du travail | Savoir quelles séances ont été réglées, mois par mois | Établir le résultat de l’exercice et la déclaration |
| Rythme | Mensuel, sur le relevé du mois écoulé | Annuel, parfois trimestriel |
| Rapprochement séance par séance | Oui, c’est l’objet même du produit | Non, le travail porte sur des totaux encaissés |
| Détection d’un rejet de facturation | Passé le délai que vous fixez, trente à soixante jours | Au mieux l’année suivante, le plus souvent jamais |
| Relance de la caisse | Duplicata de feuille de soins et courrier produits | Hors mission |
| Compteur des douze séances par année civile | Tenu patient par patient, alerte avant le plafond | Hors mission |
| Déclaration en bénéfices non commerciaux | Récapitulatif des recettes encaissées, fourni en export | C’est son métier, et aucun logiciel ne le remplace |
| Conseil fiscal et choix de régime | Aucun | Oui, et c’est ce que vous payez |
| Rapport au secret professionnel | Aucune note clinique, aucun champ de texte libre | Ne voit que des montants agrégés |
| Coût affiché | 19 euros HT par mois en formule Exercice seul | Honoraires annuels, sans lien avec le suivi des règlements |
Une séance jamais réglée ne laisse aucune trace comptable
La comptabilité d’un libéral en bénéfices non commerciaux enregistre des recettes encaissées. Si un virement n’arrive pas, il n’y a rien à enregistrer, et donc rien qui alerte. Le comptable voit un chiffre d’affaires légèrement inférieur à celui de l’année précédente, ce qui peut s’expliquer par des congés, par un patient parti ou par une activité plus calme. Rien ne le distingue d’un manque à gagner de six cents euros de séances rejetées.
Ce n’est pas un manque de rigueur, c’est une conséquence de la méthode. Pour repérer une séance non payée, il faut partir de ce qui a été facturé, pas de ce qui a été encaissé. Cette liste des séances facturées, seul le praticien la possède, et souvent seulement dans un carnet.
Le bon rythme n’est pas le même
Un rejet se corrige d’autant mieux qu’il est repéré tôt. Le rapprochement bancaire a donc besoin d’un rythme mensuel, calé sur l’arrivée des virements. La comptabilité, elle, se cale sur l’exercice et sur les échéances déclaratives. Ces deux horloges ne peuvent pas être la même, et vouloir les fusionner revient à découvrir en avril un impayé de septembre, au moment où plus grand chose n’est récupérable.
La bonne articulation est simple. Vous rapprochez tous les mois, ce qui vous donne une vision juste de ce qui est réellement encaissé, et vous transmettez en fin d’année un récapitulatif des recettes encaissées propre, déjà rapproché. Le comptable travaille alors sur une matière fiable, ce qui lui fait gagner du temps et vous évite les allers retours.
Ce que vous ne devez pas demander à votre comptable
Relancer une caisse primaire pour une séance de 50 euros ne fait pas partie de sa mission et ne serait pas rentable pour vous. Établir un duplicata de feuille de soins non plus, puisque cela suppose de connaître la date exacte de la séance et l’identité de facturation du patient. Tenir un compteur de douze séances par patient et par année civile encore moins: c’est une donnée de soin, pas une donnée comptable.
La ligne est nette. Tout ce qui touche à la facturation d’une séance et à son recouvrement est du côté du praticien. Tout ce qui touche au résultat, au régime fiscal et à la déclaration est du côté du cabinet. Les deux se rejoignent une fois par an, sur un seul document: le récapitulatif des recettes encaissées.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si votre besoin est fiscal, le cabinet comptable reste évidemment le bon interlocuteur, et aucun outil de rapprochement ne remplacera son conseil sur votre régime, vos charges déductibles ou votre déclaration. Il faut d’ailleurs le garder même en utilisant Borderea. De la même manière, si vous confiez déjà à un cabinet une mission étendue de tenue mensuelle avec contrôle des encaissements, une partie du travail décrit ici est peut être couverte: demandez lui simplement s’il rapproche vos virements de caisse séance par séance, et il vous répondra franchement que non.
Le verdict
Ce ne sont pas deux options entre lesquelles choisir mais deux missions qui ne se recouvrent pas. Le cabinet comptable produit votre résultat et votre déclaration à partir de ce qui est entré. Borderea vous dit ce qui aurait dû entrer et n’est pas entré, tant qu’il est encore temps de le réclamer. Le premier travaille sur l’année écoulée, le second sur le mois en cours, et le second alimente le premier avec un récapitulatif déjà rapproché.
Questions frequentes
- Mon comptable peut il utiliser directement les données de Borderea ?
- Oui. Le récapitulatif annuel sort au format attendu pour la déclaration en bénéfices non commerciaux, et la formule Structure coordonnée prévoit en plus un export comptable mensuel destiné au cabinet. L’export complet de vos données reste par ailleurs disponible à tout moment, sans demande préalable et sans frais, dans un fichier tabulaire lisible par n’importe quel outil.
- Le comptable voit il l’identité de mes patients ?
- Le récapitulatif des recettes encaissées porte sur des montants et des périodes, pas sur des patients. Plus largement, Borderea ne conserve aucune note clinique, aucun motif de consultation et aucun champ de texte libre: seulement une identité de facturation, un numéro de sécurité sociale nécessaire à la feuille de soins, des dates et des montants. Ce qui est transmis au cabinet reste au niveau des totaux.
- Est ce que cela remplace un logiciel de comptabilité libérale ?
- Non. Borderea ne tient ni livre journal complet, ni registre des immobilisations, ni suivi des charges. Il suit une seule chose: les recettes conventionnées, de la séance facturée au virement reçu, puis à la relance de ce qui manque. Si vous utilisez déjà un outil de comptabilité libérale, les deux cohabitent sans se marcher dessus, chacun sur sa moitié.
Borderea ou le cabinet comptable, qui suit vos règlements
Ce ne sont pas deux options entre lesquelles choisir mais deux missions qui ne se recouvrent pas. Le cabinet comptable produit votre résultat et votre déclaration à partir de ce qui est entré. Borderea vous dit ce qui aurait dû entrer et n’est pas entré, tant qu’il est encore temps de le réclamer. Le premier travaille sur l’année écoulée, le second sur le mois en cours, et le second alimente le premier avec un récapitulatif déjà rapproché.