La checklist de fin de mois du psychologue conventionné

Vous repartez avec vingt cinq gestes à cocher qui transforment le suivi de vos règlements en une routine mensuelle de trente minutes.

1. Réunir les pièces du mois

• Exporter le relevé bancaire du mois écoulé au format CSV ou OFX, jamais en PDF.
• Vérifier que toutes les séances du mois sont enregistrées, y compris celles reportées ou annulées tardivement.
• Récupérer le fichier de retours Noémie si vous télétransmettez.
• Rassembler les talons des feuilles de soins papier postées dans le mois.
• Noter la date d’envoi de chaque lot papier, c’est elle qui fait courir votre délai de relance.

2. Rapprocher les virements de la caisse

• Isoler les seules lignes de virement provenant d’une caisse primaire, écarter le reste.
• Rapprocher d’abord les séances les plus anciennes, jamais les plus récentes.
• Découper chaque virement groupé jusqu’à ce que la somme des séances désignées donne le montant exact.
• Marquer comme partiellement couverte toute séance qui ne tombe pas juste, plutôt que d’arrondir.
• Laisser en attente ce qui reste dans le délai normal, sans le traiter comme un impayé.

3. Traiter les rejets et les séances en souffrance

• Lire le motif de chaque rejet et le réécrire en une phrase, avec la correction à apporter.
• Vérifier en priorité les quatre causes habituelles: date de naissance, numéro de sécurité sociale, identité de facturation, dépassement du plafond annuel.
• Rééditer un duplicata de feuille de soins pour chaque séance rejetée facturée en papier.
• Préparer le courrier à la caisse avec la date de séance, le montant attendu et la date d’envoi du lot.
• Fixer une date de nouvelle vérification pour chaque relance envoyée.

4. Mettre à jour les compteurs de l’année civile

• Recompter les séances déjà réalisées pour chaque patient depuis le 1er janvier.
• Repérer les patients arrivés à dix séances avant de fixer leur rendez vous suivant.
• Prévenir de vive voix tout patient qui atteindra son plafond avant la fin de l’année.
• Contrôler les suivis commencés l’année précédente, dont le compteur est reparti de zéro au 1er janvier.
• Noter à part les séances facturées volontairement au delà du plafond, pour ne pas les relancer ensuite.

5. Classer, répartir et refermer le mois

• Ranger le relevé rapproché avec la liste des séances qu’il couvre.
• Répartir tout virement groupé entre les praticiens concernés le mois même, jamais en fin de trimestre.
• Mettre à jour le total des recettes encaissées depuis le 1er janvier.
• Archiver les duplicata envoyés et les courriers à la caisse, avec leur date d’envoi.
• Bloquer trente minutes au même moment le mois prochain, c’est la seule ligne qui fait tenir toutes les autres.