Comparatif
Borderea ou le tableur de suivi des séances, que choisir
Presque tous les psychologues conventionnés commencent par un tableur. Une colonne date, une colonne patient, une colonne payé ou non, et la promesse de le tenir à jour. Le fichier fonctionne les premiers mois, puis il décroche au moment précis où il deviendrait utile: quand un virement groupé couvre sept séances et qu’il faut décider lesquelles. Voici où passe la limite, sans caricature.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Borderea | le tableur de suivi des séances |
|---|---|---|
| Saisie d’une séance | Trois champs, trois secondes, aucune zone de texte libre | Une ligne à saisir à la main, avec le risque de recopie |
| Compteur des douze séances | Tenu par patient, remis à zéro au 1er janvier, alerte visuelle avant le plafond | Une formule à écrire puis à maintenir, muette au moment du rendez vous |
| Lecture du relevé bancaire | Dépôt d’un export CSV ou OFX, lignes de caisse isolées automatiquement | Copier coller du relevé, puis tri manuel des lignes |
| Virement groupé pour plusieurs patients | Combinaison de séances cherchée par montant, date et caisse émettrice | Recherche à l’oeil, abandonnée au bout de quelques mois |
| Retours Noémie | Fichier importé, motif de rejet traduit en français courant | Le fichier n’est pas lisible dans un tableur |
| Détection d’un impayé | Bascule automatique passé trente, quarante cinq ou soixante jours | Dépend de la mémoire de celui qui tient le fichier |
| Duplicata et courrier à la caisse | Produits déjà remplis, à signer et à poster | À rédiger de zéro à chaque fois |
| Cabinet partagé | Espaces séparés, répartition d’un virement groupé entre les praticiens concernés | Un fichier commun où chacun voit les patients des autres |
| Récapitulatif annuel | Recettes encaissées au format attendu pour les bénéfices non commerciaux | Une somme de colonnes, juste seulement si rien n’a été oublié |
| Coût affiché | 19 euros HT par mois en formule Exercice seul | Gratuit en apparence, payé en soirées |
Le tableur sait enregistrer, il ne sait pas rapprocher
Un tableur est un très bon registre. Il note ce que vous lui dites, il additionne, il trie. Le problème n’est pas là. Le rapprochement demande de résoudre un petit problème combinatoire à chaque virement reçu: parmi vingt séances facturées non réglées, lesquelles font 350 euros, sachant que la caisse émettrice et la date de facturation limitent les candidates ? Aucune formule raisonnable ne fait cela, et personne ne va écrire une macro pour la tenir à jour entre deux consultations.
C’est pour cette raison que les tableurs de suivi finissent tous de la même façon: une colonne payé qui reste vide sur les six derniers mois, parce que la remplir demandait chaque fois un travail de recherche. Le fichier ne ment pas, il se tait. Et une colonne vide se lit comme un retard, jamais comme un rejet.
Le compteur des douze séances arrive toujours après la décision
Techniquement, un tableur compte très bien douze séances par patient et par année civile. Le problème est le moment. Le compteur du tableur se consulte quand le fichier est ouvert, c’est à dire le soir, alors que la décision se prend en fin de consultation, au moment de fixer le rendez vous suivant. Entre les deux, il y a une semaine et un patient à qui vous avez déjà donné une date.
La différence pratique n’est donc pas la formule, c’est l’endroit où le solde s’affiche. Quand il apparaît au moment de la saisie de la séance, il prévient. Quand il faut le chercher dans un fichier, il constate. Et une treizième séance non prise en charge s’explique bien plus mal après coup qu’un rendez vous décalé de deux semaines.
À plusieurs, le fichier partagé devient un problème de confidentialité
En cabinet partagé, le tableur commun résout une gêne et en crée une autre. Pour répartir un virement groupé, il faut y voir les séances de tout le monde, donc les noms des patients de vos consoeurs et confrères. Cette information ne vous concerne pas, et le fait qu’elle soit stockée dans un fichier posé sur un partage de bureau ne l’améliore pas.
La séparation utile consiste à partager les montants sans partager les personnes: chacun ses patients dans son espace, une répartition qui porte sur les sommes, une vue commune limitée aux impayés. Un tableur ne sait pas faire cette distinction, parce qu’un onglet ne se protège pas et qu’un fichier se copie.
Quand l’alternative reste le bon choix
Gardez votre tableur si votre activité conventionnée est encore petite, disons moins d’une dizaine de séances remboursées par mois, et si vos virements couvrent en général une ou deux séances identifiables. Dans ce cas, le rapprochement se fait de tête en trois minutes et un outil dédié serait une dépense sans contrepartie. Gardez le aussi si vous êtes en fin d’activité conventionnée: la reprise d’historique n’a alors plus d’intérêt. Le tableur décroche vraiment quand les virements deviennent groupés et que le nombre de séances non réglées dépasse ce que vous pouvez tenir de mémoire.
Le verdict
Le tableur reste imbattable pour enregistrer et pour compter. Il ne sait pas reconstituer un virement groupé, ne lit pas un fichier de retours Noémie, et ne déclenche jamais une relance tout seul. Passé trente séances remboursées par mois, ces trois manques coûtent plus cher que 19 euros HT par mois. Le vrai basculement n’est pas une question de confort, c’est le moment où vous cessez de savoir ce qui vous a été payé.
Questions frequentes
- Peut on récupérer un tableur existant au moment de la mise en service ?
- Oui, c’est même la manière normale de commencer. La reprise de votre année en cours est comprise dans les trois formules: séances déjà facturées, virements déjà reçus, impayés en attente. Un tableur, ou même un simple relevé de séances, suffit comme point de départ. Comptez environ une heure par praticien pour reconstituer une année entamée.
- Faut il abandonner complètement le tableur ?
- Non, et beaucoup de praticiens gardent un fichier pour ce que Borderea ne fait pas: le suivi des honoraires hors dispositif, les notes d’organisation, un budget. La règle utile est de ne pas dédoubler le suivi des séances conventionnées à deux endroits. Deux registres qui divergent finissent toujours par se contredire au pire moment, en général au moment de la déclaration.
- Un tableur partagé en ligne ne suffit il pas pour un cabinet de trois ?
- Il règle le problème de la version du fichier, pas celui de la confidentialité ni celui du rapprochement. Chaque praticien continue de voir les patients des autres, et personne ne sait toujours pas quelle part d’un virement groupé lui revient. La répartition se fait alors au jugé en fin de trimestre, ce qui est exactement la situation que le cabinet cherchait à quitter.
Borderea ou le tableur de suivi des séances, que choisir
Le tableur reste imbattable pour enregistrer et pour compter. Il ne sait pas reconstituer un virement groupé, ne lit pas un fichier de retours Noémie, et ne déclenche jamais une relance tout seul. Passé trente séances remboursées par mois, ces trois manques coûtent plus cher que 19 euros HT par mois. Le vrai basculement n’est pas une question de confort, c’est le moment où vous cessez de savoir ce qui vous a été payé.